Regulamin I Ogólnopolskiej Studenckiej Konferencji Kardiochirurgiczno-Kardiologiczna „HeartCore” 2026 r. 

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 

1. I Ogólnopolska Studencka Konferencja Kardiochirurgiczno-Kardiologiczna „HeartCore” odbędzie się w dniu 16 maja 2026 r. w Sali Wykładowej i CSM Uczelni Łazarskiego, ul. Świeradowska 43 w Warszawie oraz na platformie internetowej.
2. Definicje:
   1. Organizatorami Konferencji są Studenckie Koło Naukowe Kardiochirurgiczno-Kardiologiczne „Ventriculus”, Uczelnia Łazarskiego w Warszawie oraz Szpital Medicover.
   2. Naukowy Komitet Organizacyjny stanowią:
      1. dr hab. n. med. Krzysztof Wróbel, prof. UŁa – Kierownik Kliniki Kardiochirurgii Szpitala Medicover w Warszawie;
      2. dr n. med. Agata Bilewska – Opiekun SKN Kliniki Kardiologii i Kardiochirurgii „Ventriculus”, Szpital Medicover w Warszawie;
      3. lek. med. Dobromiła Dzwonkowska – Koordynator Kliniki Kardiologii Szpitala Medicover w Warszawie;
   3. Uczestnikiem Konferencji może zostać student uczelni medycznej oraz lekarze w trakcie specjalizacji lub stażu podyplomowego.
      1. Uczestnikiem Biernym jest słuchacz Konferencji;
      2. Uczestnikiem Czynnym jest autor lub współautor pracy zakwalifikowanej do zaprezentowania w trakcie Konferencji.
   4. Potwierdzenie zakwalifikowania:
      1. Uczestnika Biernego: potwierdzenie o zakwalifikowaniu do udziału w Konferencji wysyłane jest na adres e-mail Uczestnika podany w formularzu rejestracyjnym;
      2. Uczestnika Czynnego: potwierdzenie o zakwalifikowaniu do udziału w Konferencji i zaprezentowania pracy na Konferencji wysyłane jest na adres e-mail Uczestnika podany w formularzu rejestracyjnym.
   5. Certyfikat to potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji wystawiane przez Organizatora na zakończenie Konferencji, w terminie do 4 tygodni od zakończenia jej obrad.
3. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
4. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
5. Organizator nie pokrywa kosztów uczestnictwa Uczestnika w Konferencji.
6. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski. Uczestnik Czynny przesyła streszczenie nadesłanej pracy w języku polskim.
    

II. UCZESTNICTWO BIERNE 

1. Uczestnictwo Bierne jest możliwe tylko po uprzednim wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej do dnia 15 maja 2026 r. do godz. 23:59 włącznie. Każdy zakwalifikowany uczestnik otrzyma drogą mailową potwierdzenie od Organizatora wraz z linkiem do zalogowania się najpóźniej w dniu rozpoczęcia obrad Konferencji.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu nadsyłania zgłoszeń.
3. Uczestnik bierny:
   1. zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny;
   2. ma możliwość bezpłatnego uczestnictwa w dyskusjach dotyczących wygłoszonych prac;
   3. otrzymuje certyfikat uczestnictwa.
4. Uczestnik Bierny może uczestniczyć w wydarzeniu stacjonarnie, jednak w zależności od sytuacji epidemiologicznej organizator zastrzega sobie możliwość zmiany udziału w Konferencji w formie online.
5. Certyfikat uczestnictwa w Konferencji zostanie wystawiony po zamknięciu obrad Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wystawienia Certyfikatu osobie, która nie uczestniczyła w obradach. 
    

III. UCZESTNICTWO CZYNNE 

1. Uczestnictwo czynne jest możliwe tylko po uprzednim wypełnieniu formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej w terminie do dnia 4 maja 2026 r. do godz. 23:59 włącznie. O uczestnictwie w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń. Każdy zakwalifikowany uczestnik otrzyma drogą mailową potwierdzenie od Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu nadsyłania zgłoszeń.
3. Możliwe jest zgłoszenie prac oryginalnych i opisów przypadków klinicznych, które muszą mieć charakter pracy własnej autorów. Wszystkie doniesienia powinny być streszczone i przedstawione w języku polskim. Za treść i formę streszczenia odpowiada osoba zgłaszająca.
4. Dopuszczalna liczba autorów jednej pracy wynosi 6 osób.
5. Uczestnik Czynny - osoba prezentująca zakwalifikowaną pracę:
   1. Zgłasza jedno streszczenie poprzez formularz rejestracyjny w stosownym terminie;
   2. Prezentuje zakwalifikowaną pracę w formie ustnej w sesji odpowiadającej tematyce pracy w terminie określonym przez Organizatora;
   3. Otrzymuje certyfikat uczestnictwa.
6. Streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z następujących części:
   1. wstęp;
   2. cel badania;
   3. materiały i metody;
   4. wyniki;
   5. wnioski;
   6. słowa kluczowe (3-6 oddzielone średnikiem).
7. Streszczenie pracy oryginalnej w języku polskim nie może przekraczać 250 słów  i nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.
8. Streszczenie opisu przypadku klinicznego powinno składać się z następujących części:
   1. wstęp;
   2. opis przypadku;
   3. wnioski;
   4. słowa kluczowe (3-6 oddzielone średnikiem).
9. Streszczenie opisu przypadku klinicznego w języku polskim nie może przekraczać 250 słów  i nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.
10. W przypadku liczby zgłoszeń przekraczającej ramy czasowe Konferencji, Organizator zastrzega sobie możliwość wyboru prezentacji przedstawianych na podstawie oceny merytorycznej i zgodności z planowanym programem Konferencji dokonywanej przez Naukowy Komitet Organizacyjny Konferencji.
11. Prace zgłoszone niezgodnie z niniejszym Regulaminem zostaną odrzucone.
12. Uczestnik Czynny może uczestniczyć w wydarzeniu tylko stacjonarnie.
13. Certyfikat uczestnictwa w Konferencji zostanie wystawiony po zamknięciu obrad Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wystawienia Certyfikatu osobie, która nie uczestniczyła w obradach oraz w sytuacji, gdy praca nie zostanie wygłoszona przez jej autorów.

IV. WARUNKI PREZENTACJI PRAC W SESJI USTNEJ 

1. Zakwalifikowane przez Komitet Naukowy prace zostaną wygłoszone podczas części wykładowej Konferencji.
2. Do wygłoszenia pracy zobowiązany jest student będący jednym z jej Autorów.
3. Nieprzekraczalny czas przeznaczony na wystąpienie wynosi 15 minut, z czego 7 minut przeznaczone jest na prezentację pracy, natomiast pozostały czas na pytania i komentarze Komisji.
4. Każdy członek Komisji może zadać jedno pytanie, przy czym wymagane jest zadanie co najmniej jednego pytania przez Komisję.
5. Ocena prezentacji przez Komisję obejmuje przestrzeganie czasu wystąpienia, jakość i estetykę prezentacji multimedialnej, sposób prezentacji oraz udzielanie odpowiedzi na pytania, zarówno dotyczące przedstawionego przypadku, jak i wiedzy ogólnej związanej z jego tematyką.
6. Autorzy pracy są zobowiązani do przygotowania prezentacji multimedialnej w języku polskim w programie PowerPoint™ w formacie .ppt lub .pptx.
7. Nazwa pliku powinna zawierać nazwisko wygłaszającego i tytuł pracy.
8. Prezentacja multimedialna powinna zostać przesłana Organizatorowi najpóźniej do dnia 9 maja 2026 r. do godz. 23:59 włącznie na adres e-mail podany na stronie Konferencji.
9. Prace nadesłane po upływie wyznaczonego terminu nie będą dopuszczone do prezentacji podczas konferencji.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niezgodność oprogramowania.
     

V. KONKURS PRAC 

1. Po zakończeniu Konferencji Komisja Naukowa dokona oceny prezentowanych prac i ogłosi autora pracy uznanego za najlepszego jako zwycięzcę konkursu.
2. Autor pracy zostanie nagrodzony.
3. Od decyzji Komitetu Naukowego nie przysługuje odwołanie.
    

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie Konferencji, programie Konferencji oraz prelegentach w dowolnym czasie, bez podania przyczyny.
2. Administratorem Danych Osobowych jest Uczelnia Łazarskiego w Warszawie, ul. Świeradowska 43 02-662 Warszawa tel. (+48) 22 54 35 430, NIP: 527 02 09 936, REGON: 000289035.
3. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem e-mail: skn.ventriculus@lazarski.edu.pl.
4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
5. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik narusza zapisy Regulaminu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
6. W trakcie Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora; dotyczy to w szczególności zakazu rejestracji (audio i/lub video i/lub foto).
7. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji rozstrzyga Organizator.
8. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania, tj. z dn. 09.04.2026 r.